オフィス移転のスケジュールを立てよう!

ここでは、オフィスの移転にまつわる、さまざまな疑問を解決していきます。第1回は「オフィスの移転、まず誰に相談する?」です。
オフィスの移転をする理由としては、「社員が増えたためオフィスが手狭になった」「駅近などの好立地の場所に移転したい」「テレワーク導入によりオフィスを縮小させたい」などがあげられると思います。
オフィス移転の担当者になったら、オフィス移転の計画を立て、大まかに次のような予定で進めていく必要があります。1. 入居するオフィスと 2. 退去するオフィス、それぞれの流れを見ていきましょう。

オフィス移転の流れ ※カッコ内は関係する専門業者など

オフィス移転は、おおよそ半年くらいの期間の中で、2つのことを同時に進めながら、引っ越し作業を完了させる必要があります。具体的には、「1. 入居するオフィス」の契約や内装工事を進ながら、「2. 退去するオフィス」の解約や原状回復工事を進める必要があるということです。オフィス移転は、各段階で業者との相談や打合せ、交渉も必要になってきます。

オフィス移転に関係する業者の特徴を知ろう!

オフィス舗移転の各工程にかかわる専門業者の役割や特徴を知っておきましょう。誰に何を頼めばよいのかが見えてきます。

1. 入居するオフィス

仲介業者
オーナーからオフィス物件を預かり、貸し出すのが仲介業者の仕事。賃料の交渉はできるが、最終的にはオーナー側の立場や利益を優先して判断することが多い。

デザイン設計会社
新しいオフィスや内装のイメージを考えて、工事業者と連携して作ってくれる業者。依頼主として様々な面から相談ができる。金額の交渉は比較的しやすい。

行政関係・郵便局
オフィス移転時には、以下の届け先に書類を決められた期限内に提出する必要がある。

法務局・・・・・・本店移転登記申請書(移転後2週間以内)
税務局・・・・・・変更異動届出書(移転後1カ月以内)
社会保険事務所・・適用事業所名称/所在地変更届(移転後5日以内)
労働基準監督署・・労働保険名称所在地等変更届(移転後10日以内)
公共職業安定所・・雇用保険事業主事業所各種変更届(移転後10日以内)
郵便局・・・・・・郵便物届出変更届(移転後すぐ)

2. 退去するオフィス

ビルオーナー側(ビル管理会社)
オフィスの退去が決まったら、ビルオーナー側に解約予告通知を出す。契約書に定められた期間(3カ月や6カ月が多い)の前に行う必要がある。

引越し業者
オフィス移転に対応する専門的な知識を持った業者や、親身に柔軟に対応してくれる業者もある。複数の業者から見積もりをとるなど、金額の交渉は優位にしやすい。

工事業者
オフィスを入居時と同じ状態もどす原状回復の工事をする業者。オーナーや仲介業者が指定した業者が行うことが多い。退去が決まると、原状回復工事の見積もりを出してくる。価格交渉は専門的なため難しい。

ここであげた以外にも、オフィスによっては電気工事、電話、LANなどの通信工事が必要なケースもあります。また、仕事関係者や取引先などに迷惑がかからないように、あらかじめ、オフィスを移転する予定、移転先の情報などを伝えておきましょう。名刺を作り直したり、ホームページを更新したりすることも大切な作業です。

オフィス移転をまとめて引き受けるコンサルタント会社もある

オフィス移転の担当になると、それぞれの業者に相談をしたり、金額交渉をしたりするのは、大変な時間と労力を伴います。
そこで登場するのが、オフィス移転にかかわることをまとめてお願いできる、コンサルタント会社です。オフィス移転に詳しいプロジェクトマネージャーなどを派遣し、物件の仲介、オフィスのデザイン設計、引っ越しなどの複数分野を総合的に手掛ける会社もあります。
ただし、一般的なコンサルタント会社は、独自の強みや個性がある一方で、苦手な分野もあります。それは、交渉の分野です。入居するオフィスの賃料の交渉や、退去するオフィスの原状回復費の交渉をし、価格を下げていくということは、一般的なコンサルタントが苦手とする分野です。

最もトラブルが発生しやすいのが「原状回復費交渉」

オフィス移転で発生する業者との交渉の中で、もっとも難易度が高く、トラブルが多いのが、オフィス退去時の原状回復工事における費用の交渉です。
原状回復費用には、オフィスの入居時に支払った保証金‘(敷金)を使うのが一般的です。オフィスの広さなどによっても違いますが、数百万円~数億円という、保証金を上回る多額の請求をされることもよくあります。
オフィス移転にかかる費用を、戻ってくる保証金をあてにしていたのに、戻って来ないどころか、追加で費用を支払う必要もでてくるケースがよくあります。退去まで時間がないという心理的なプレッシャーの中で、諦めて支払ってしまうケースも少なくありません。

まず相談するべきは、原状回復費交渉ができるコンサル

新しいオフィスでの家賃や保証金(敷金)、オフィスの内装のデザイン設計や工事などにも費用が必要です。そんな状況の中で、原状回復費として追加で多額の費用が発生したら、たまったものではありません。このようなことが起こるのは、原状回復工事の領域が広く複雑で、ひとつひとつの適正価格がわかりにくいため、交渉が非常に難しいためです。
そこで選択肢に登場するのが、原状回復費交渉のプロである、株式会社スリーエー・コーポレーションです。これまで1000件を超える原状回復費交渉を手掛けてきた、スペシャリスト集団です。各種価格交渉をしてオフィス移転にかかる費用をへらしつつ、オフィスの引っ越し、新しいオフィスのデザイン設計から施工、そして退去の原状回復を一貫してサポートすることができます。
オフィス移転を考えたら、まず相談するべきは、原状回復費交渉ができるコンサルタント「スリーエー・コーポレーション」です。

次回は「第2回 オフィスの移転、なぜこんなに費用がかかる?」を紹介していきます。

スリーエーコーポレーションより

オフィス移転のベテランコンサルタント 堀田 猛
オフィスを移転することは、拡大や縮小など企業再構築の一環の方針としてオフィス機能・オフィス環境づくりが重要になります。
DXが叫ばれている中、オフィストランスフォーメイション(OX)が大事であり、人・物・金・時間の入口から出口までをこのオフィス移転は考えることができるすばらしい機会なのです。
それには経験豊富な様々な専門家からのアドバイスを受けて、再構築を望んでください。